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Qué tener en cuenta en una reunión telefónica en inglés

Consejos para organizar una conference call

Las conference call se utilizan para celebrar por teléfono reuniones con clientes, proveedores u otros empleados de la compañía ubicados en diferentes países. Son en inglés, todo depende de la voz y la calidad del sonido no siempre acompaña... Pero que no te generen pesadillas.

Eva Rodríguez | 11/05/2018
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1. Elabora un guión con los objetivos que pretendes conseguir

Una buena preparación es la mejor forma de solventar inquietudes. Lo sabe bien Ismael Cortázar, director de ventas en España de una importante multinacional. Estima que a lo largo de su carrera se habrá enfrentado a más de 2.000 conference call: “Lo habitual es participar semanalmente en tres conferencias programadas y, al menos, otras dos, que activamos a demanda”. Aún así, reconoce que siempre le entran ciertos nervios antes de enfrentarse a una. Para evitarlos, recomienda lo que él siempre hace: “Preparar bien el contenido de la conference y no olvidarse de los objetivos que se pretenden conseguir con ella”.

En su caso concreto, se programan con proveedores y departamentos comerciales de otros países para analizar la situación del mercado internacional, fijar precios según el comportamiento de los competidores, para concretar fechas y horas de salidas y llegadas del producto y ajustarlas con los cierres trimestrales.

2. Trabaja las posibles preguntas que puedan surgir conversación

Es un consejo de Miriam Azzi, intérprete especializada en servicios de asesoramiento para preparar presentaciones y negociaciones en inglés: “Por supuesto, hay que tener bien claro lo que se quiere decir y llevarlo bien preparado en el idioma de destino”.

3. Envía información previa al resto de los participantes

“Lógicamente, cuanto más preparada la llevemos, más seguros nos encontraremos”, afirma Julia Palomino, directora académica de Diverbo. Para una buena organización previa, aconseja preparar bien el orden del día y mandarlo a todos los participantes con tiempo para establecer objetivos claros desde un primer momento.

4. Atento a algunas cuestiones técnicas

Hay que conocer bien tanto el software, como el hardware, con el fin de poder solventar cualquier problema que surja durante la conversación, sostiene Palomino. Cortázar explica que, al principio, pueden surgir dudas sobre como conectarte, pero es un proceso muy sencillo: basta un número de teléfono y un código de acceso, así de fácil. Sin embargo, advierte que es importante estar atento a cualquier variación del número de acceso o código del participante: “Las invitaciones se alojan directamente en el calendario de tu cuenta Outlook o similar, se sincronizan con tu móvil y recibes avisos previos al comienzo de la conference”. También es recomendable imprimir en un papel el número y las claves para conectarte a la conferencia, la fecha y la hora y los nombres de los participantes. Así lo tendrás todo siempre a mano, recomiendan desde Natives Language Consultants.

5. Directo al grano

“Sencilla, clara y concisa. Así debe ser la comunicación. Hay que ir directo al grano”, aconseja Cortázar. Azzi es de la misma opinión: “El inglés es mucho más directo que el español y utiliza muchas menos florituras. Es importante ir al grano para no perderse en lo secundario y conseguir transmitir la idea principal. En una conversación con mucha gente participando a la vez, se corta la conexión, hay interrupciones, limitaciones de tiempo... es importante decir lo que se tiene que decir de forma rápida y concisa”.

6. Memoriza la fonética de las palabras difíciles

Según Miriam Azzi, “memorizar la fonética de algunas palabra difíciles ayuda mucho. Además, conviene trabajar la pronunciación para que los oyentes se sientan cómodos y se queden con el contenido del mensaje, no la forma (cuando no entendemos bien a alguien estamos más pendientes de distinguir las palabras que pronuncia en detrimento del mensaje que quiere transmitirnos). Hay que intentar que el cliente se relaje y olvide que el interlocutor es o no nativo”.

7. Prepárate a escuchar distintos acentos

Hasta diez participantes situados en países tan dispares como Marruecos, Luxemburgo, Grecia, Irlanda, Italia o Reino Unido. Así son las call en las que participa Cortázar y es lo habitual en este tipo de dinámicas: suelen participar diversos profesionales de diferentes procedencias y acentos, lo cual complica bastante entender lo que dicen. Por esta razón, conviene investigar previamente la procedencia y/o ubicación de los participantes antes de la conversación para saber a qué tipo de inglés nos enfrentamos. Para acostumbrarte a los distintos tipos de acento, Miriam Azzi aconseja buscar en Internet, escuchar emisoras de radio o televisión (de los países de procedencia o ubicación de los participantes). De esta forma, podrás hacerte una idea de los distintos tipos de acento que pueden tener el resto de los participantes con los que vas a conversar.

8. Desde el fijo, mejor que desde el móvil

Para lograr una buena calidad del sonido, es mejor que te conectes desde un teléfono fijo que desde un móvil, ya que los móviles pueden tener problemas de cobertura, quedarse sin batería o dar una mala calidad del sonido. Si vas a usar un sistema de manos libres, ten en cuenta que puede generar un molesto eco y que todos tus movimientos y ruido ambiental se escucharán en el micro.

9. Utiliza (y que utilicen) la tecla mute

Mientras no hables, pon el teléfono en silencio (tecla mute) para evitar ruidos. Cuando quieras decir algo, pulsa de nuevo y espera unos segundos antes de hablar. Y pídeles al resto de participantes que hagan lo mismo. Cuando se escucha ruido o eco en la conferencia suele ser porque uno o más participantes han activado el altavoz del teléfono o han puesto el teléfono en modo manos libres. Otro motivo habitual es que algún participante se una desde el coche utilizando el kit de manos libres. Si el volumen del altavoz es demasiado alto, el micrófono capta la señal de audio y la devuelve a la audioconferencia. En este caso, conviene pedir a los participantes que desactiven el altavoz o el manos libres y que bajen el volumen. Y si no es posible, hay que pedirles que silencien su línea y vuelvan a activar el sonido cuando lo necesiten.

10. Sé puntual

El organizador, como explica Cortázar, se encarga de coordinar y difundir los accesos a los participantes: “El organizador tiene su propio código de acceso que es diferente al de los participantes, que se pueden conectar directamente a laconference,pero hasta que el organizador no se conecta, no se realiza la conexión audio/video compartida”. Por eso, hay que empezar a la hora, como aconsejan que el sistema sabe cuando te conectas e interrumpe al que habla.

11. Tu voz es tu cara...

Sé muy expresivo con la voz. Saluda amable y alegre. Los primeros cinco segundos son tu imagen ante una audiencia que no ve cómo eres o lo que eres. Sólo oye una voz: si es monótona, aburrida o desanimada, es lo que pensarán de ti. Aunque vayas vestido de Bob Esponja, advierte David Arroyo García. En el mismo sentido, Natives Language Consultants sostienen que la voz es lo primero que los demás percibirán de ti. Por lo tanto, sé alegre y enérgico en el saludo, para dar una buena impresión inicial.

12. Y tu oído es tu vista

“Pregunta bien los nombres de tus interlocutores, si es una reunión con poca gente, e insiste hasta diferenciar sus voces en la medida de lo posible. Mientras lo haces, te ayudará apuntar en un papel sus nombres y alguna característica. A todos nos encanta que nos reconozcan. yo suelo apuntar en un papel: Carlos, voz grave... Luis, el primero que ha hablado...”, cuenta David Arroyo.

13. Mantén el hilo

Suelen ser largas y aburridas. Basta
 un pequeño descuido para quedar en evidencia ante los demás, por lo tanto: ¡Presta atención! No hay nada peor que en una conferencia telefónica te hagan una pregunta y no sepas que responder porque no estabas escuchando. Así que, céntrate en la llamada y evita distracciones como el ordenador, el móvil, etc .
“Es fácil que cuando no te ven, si no mantienes el hilo, se dediquen a mirar 
el móvil u otras distracciones... Para evitarlo, cada cierto un ¿me seguís? viene bien”, sostiene Arroyo García. Y cuando intervengas o hagas una pregunta, acuérdate de decir tu nombre primero para que los demás sepan quien está hablando. Y no te olvides de hablar despacio y usar frases sencillas para que todo el mundo entienda lo que dices.

14. Busca ‘feedback’ dirigido

Cuando proceda, pregunta a la audiencia si están de acuerdo con tu propuesta o 
si quieren opinar. Para ello, usa el truco de los nombres. Te harán más caso y conseguirás que centren más su atención si dices un Ana, Jorge, ¿cómo lo veis? que un soso, alguien tiene algo que decir...

15. Paciencia

Cuando estás en una call con distintos puntos conectados (diferentes países), tómatelo con calma: prepárate para repetir cosas, ser interrumpido por interferencias del sonido y procura hablar lento. “Lo importante es asegurarte que se ha entendido tu mensaje y no desesperarte”, añade Arroyo García, para quien “la voz no transmite todas las emociones: en ocasiones, las cosas se complican y alguien no te entiende, no está de acuerdo, no se entera... No pierdas la paciencia y que no te engañe la voz. Hay personas cuyo tono puede parecer insolente o poco educado, pero no ver la cara de tu interlocutor elimina mucho la humanidad de éste. Recuerda que tu misión es transmitir tu mensaje, llegar a un acuerdo o resolver un problema y la persona que está la otro lado, desea lo mismo”.

16. Recapitula

Toma nota de todo lo que se dice en la llamada, especialmente de la información o de los acuerdos que te afectan. Alguno sistemas permiten grabar las audioconferencias de forma gratuita: puede ser también buena opción para asegurarte de que no te pierdes nada.
 Al final de la conversación, recapitula y vuelve sobre los puntos más importantes para asegurarte de que todos tengan claro tu mensaje.

17. Envía un correo

Después de la llamada, y para estar seguro de no haberte perdido nada, siempre es una buena idea mandar un resumen de la misma –con los acuerdos o cuestiones que te afectan– a los asistentes o al organizador por correo electrónico. De esa manera, también ofrecerás una imagen profesional.

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